صندوق در حسابداری به معنی وجوه نقدی است که به منظور پرداخت و دریافت های روزانه در هر موسسه مورد استفاده قرار می‌گیرد. حسابدار باید نحوه ثبت حسابداری صندوق را دانسته و به درستی اجرا کند. در این سری از مقالات آموزش رایگان حسابداری به کاربرد حساب صندوق در شرکت ها، ماهیت حساب صندوق و نحوه اصلاح و تعدیل حساب صندوق در پایان سال مالی می‌پردازیم.

حساب صندوق چیست و در چه شرکتهایی کاربرد دارد؟

حساب صندوق در سیستم حسابداری به تمامی موجودی های نقدی مانند: چک، حواله یا برات و… می‌گویند، که بلافاصله پس از ارائه به بانک بتوان مبلغ آن را وصول نمود. معمولا شرکتها برای نگه داری مبالغ جزئی جهت وصول و پرداختهای روزمره خود از این حساب استفاده می‌کنند. به بیان ساده تر حساب صندوق به معنی وجوه نقد در ست است.

از حساب صندوق بیشتر در هایپر مارکت ها، فروشگاه های زنجیره ای، سوپرمارکتها و… که روند کاری آنها پرداخت و دریافت پول است استفاده می‌شود. امور مالی اینگونه از مجموعه ها با حساب های صندوق ارتباط نزدیکی دارند.

ماهیت حساب صندوق در حسابداری

حساب صندوق طبق ماهیت حسابها در حسابداری جز دسته دارایی های جاری و با ماهیت بدهکار است. یعنی افزایش در حساب صندوق در بدهکار این حساب و کاهش آن در بستانکار ثبت خواهد شد.

 نکته

مانده حساب صندوق همیشه بدهکار یا نهایتا صفر است. توجه کنید مانده این حساب هیچ گاه بستانکار (منفی) نخواهد شد.

تاثیر حساب صندوق بر معادله حسابداری

در سمت راست معادله حسابداری، حساب دارایی ها و در سمت چپ این معادله حقوق صاحبان سهام و بدهیها قرار دارند. چون حساب صندوق از حسابهای دائم و جز داراییهاست پس افزایش یا کاهش در حساب صندوق به طور قطع باعث تغییر در معادله حسابداری خواهد شد.

معرفی انواع صندوق

صندوق ها انواع متفاوتی دارند که شامل موارد زیر است:

 صندوق فعال

صندوق فعال به صندوقی گویند که عملیات مالی به آن وابسته بوده و مبالغ دریافتی به آن اضافه و پرداختی از آن کسر شود. بعضی از مجموعه های بزرگ در کسب و کار خودشان نیازمند چندین صندوق فعال هستند، که در نرم افزار های حسابداری معمولا این ویژگی وجود دارد.

 صندوق ریالی و صندوق ارزی

صندوق ریالی و صندوق ارزی، محلی برای نگه داری وجوه نقد و اسناد بهادار اشخاص حقیقی و حقوقی در محل فیزیکی است. اما معمولا از این عناوین برای ثبت وجه نقد در سیستم حسابداری استفاده میکنند. این چنین است که در نرم افزارهای حسابداری میتوان وجه نقد را به صورت ریالی و همزمان مشخص کردن مقدار ارزی آن ثبت نمود.

لازم به ذکر است ماهیت کلیه صندوق های ریالی و ارزی بدهکار است و مبلغ این حساب در دفاتر و سیستم باید با مبلغ واقعی صندوق، برابر باشد.

ثبت حسابداری صندوق

توضیح دادیم که واحدهای اقتصادی برای دریافت و پرداخت های روزمره از حساب صندوق استفاده میکنند. در صورتی که گردش عملیات صندوق زیاد باشد شرکتها میتوانند برای کنترل دقیق تر از دفاتر صندوق نیز استفاده کنند. اما معمولا این کنترل را از طریق ثبت دقیق و به موقع اطلاعات در نرم افزار حسابداری انجام میدهند.

از آنجایی که حساب صندوق جز دارایی ها است افزایش آن بدهکار و کاهش آن بستانکار است:

مثال ثبت حسابداری صندوق

برای فهم بهتر ثبت حسابداری صندوق را با مثالی توضیح میدهیم:

مثال 1) اگر چک مشتری به مبلغ 10،000،000 ریال وصول و به حساب صندوق واریز شود:

مثال 2) اگر برای انجام هزینه های جزئی مبلغ 2،000،000 ریال از حساب صندوق برداشت شود:

مثال 3) اگر فروش نقدی فروشگاهی در یک روز 3000،000 ریال و کل وجوه نقد دریافتی از مشتریان در همان روز 2،995،000 ریال باشد ثبت زیر انجام میشود:

تفاوت صندوق و حساب تنخواه

حساب صندوق و تنخواه گردان بسیار شبیه به هم هستند. از این رو افراد ممکن است این دو حساب را یک حساب بدانند. اما این دو حساب تفاوت هایی با هم دارند که موجب تمایز آنها از هم می‌شود. این تفاوت ها شامل موارد زیر است: