یکی از مهم‌ترین مفاهیم در کسب و کار و بالتبع در حسابداری مفهوم هزینه است. هر کسب و کار برای بهبود عملکرد به دنبال کنترل و کاهش هزینه‌ها است. از این رو آشنایی با ماهیت هزینه، شناسایی و تفکیک آن از اهمیت زیادی برخوردار است. در این نوشتار، شما را با ماهیت هزینه در حسابداری، انواع هزینه و نحوه ثبت سند هزینه آشنا می‌کنیم. پیش تر در مورد اهمیت ثبت اسناد در حسابداری مطالبی را ذکر کردیم. امروز با مقاله ثبت حسابداری هزینه ها از سری مقالات آموزش رایگان حسابداری با ما همراه باشید.

هزینه در حسابداری چیست؟

یک واحد اقتصادی در طول فعالیت‌های اقتصادی خود (اعم از صنعت، تجارت، بازرگانی و یا خدمات) برای رسیدن به درآمد باید مخارجی را انجام دهد؛ این مخارج هزینه نامیده می‌شود. ماهیت حساب هزینه، بدهکار و یک حساب موقت است. به عبارت دیگر، مانده حساب هزینه به دوره مالی بعد انتقال پیدا نمی‌کند. در مورد اینکه کلا ماهیت حسابها در حسابداری چیست اینجا بیشتر بخوانید.

منظور از کنترل هزینه چیست؟

همان‌گونه که افزایش درآمد، شرکت را به سود می‌رساند، افزایش بیش از حد هزینه موجب زیان شرکت می‌شود. یکی از مهم‌ترین اهداف هر مجموعه اقتصادی، کسب بیشترین سود در هر دوره مالی است؛ این امر با افزایش درآمد و کاهش یا کنترل هزینه ها امکان پذیر است. شناسایی و طبقه بندی هزینه، از پرداخت هزینه های اضافی جلوگیری می‌کند؛ این مسئله موجب کنترل و ثابت نگه داشتن هزینه های غیرقابل اجتناب می‌شود.

طبقه بندی هزینه ها بر اساس نوع فعالیت اقتصادی 

در هر کسب و کار، هزینه‌ها بر اساس نوع فعالیت اقتصادی طبقه بندی می‌شوند؛ به عنوان مثال هزینه‌های یک واحد تولیدی با هزینه‌های یک واحد بازرگانی یا خدماتی تفاوت دارد.

هزینه‌ها از تغییرات در واحدهای اقتصادی نیز تاثیر می‌پذیرند. بر این اساس، هزینه های کلیه مجموعه‌های اقتصادی به دو دسته کلی زیر تقسیم می‌شوند:

♦ هزینه ثابت: هزینه هایی که در یک دوره طولانی تغییر نمی‌کنند؛ این هزینه‌ها ارتباطی با مقدار تولید یا عرضه محصولات (کالا و خدمات) ندارد. مانند هزینه اجاره محل کار

♦ هزینه متغیر: هزینه هایی که به میزان تولید یا عرضه محصولات (کالا و خدمات) وابسته است؛ کاهش یا افزایش میزان تولید یا عرضه کالا و خدمات بر کاهش یا افزایش این هزینه ها موثر است. به عنوان مثال یک کارگاه تولیدی در یک هفته ساعت کاری خود را از 8 ساعت به 12 ساعت تغییر داده است؛ اضافه کاری کارگران جزء هزینه‌های متغیر مجموعه محسوب می‌شود.

هزینه‌های ثابت و متغیر خود به دسته‌های جزئی‌تر زیر تقسیم بندی می‌شوند:

• طبقه بندی عمومی هزینه ها برای کلیه واحدهای اقتصادی
• طبقه بندی هزینه ها در واحدهای تولیدی

پیشنهاد میشود بخوانید: حسابداری مقایسه اجاره دارایی در مقابل خرید چگونه است؟

طبقه بندی هزینه ها در واحدهای اقتصادی 

این طبقه بندی تقریبا برای تمامی واحدهای اقتصادی کاربرد دارد. معمولا سرفصل های زیر در نظر گرفته میشود:

1. هزینه های عمومی و اداری
2. هزینه های توزیع و فروش
3. هزینه های مالی
4. هزینه استهلاک
5. هزینه های حقوق و دستمزد

1- هزینه های عمومی و اداری

هزینه هایی که به صورت دوره‌ای و ثابت پرداخت می‌شوند؛ معمولا مبلغ این هزینه ها ثابت است و بر مبلغ فروش به صورت مستقیم موثر نیست و به عنوان مخارج کلی شرکت به حساب می‌آیند.

نمونه هزینه عمومی و اداری

• هزینه قبوض آب و..
• هزینه پست و …
• هزینه تاکسی و…
• هزینه تنقلات و چایی و پذیرایی
• هزینه ملزومات مصرفی

2- هزینه توزیع و فروش در حسابداری

هزینه هایی که مستقیما بر فروش محصولات تاثیر دارند؛ به عبارت دیگر، هرچه مبلغ این هزینه ها بیشتر باشد مبلغ فروش نیز بیشتر می‌شود.

نمونه هزینه توزیع و فروش

• حمل و نقل
• انبار داری
• بازاریابی
• بسته بندی
• تبلیغات

3- هزینه های مالی در حسابداری

طبق استاندارد حسابداری شماره 13، مخارج‌ تأمین‌ مالی‌ شامل‌ موارد زیر است:

الف) سود تضمین‌ شده‌، کارمزد و جرایم‌ دیرکرد تسهیلات‌ مالی‌ کوتاه‌مدت‌ و بلندمدت‌

ب) مخارج‌ جنبی‌ تسهیلات‌ مالی‌ دریافتی‌ از قبیل‌ حق‌ ثبت‌ و حق‌ تمبـر اسنـاد تضمینی‌ واگذاری‌ در رابطه‌ با قراردادهای‌ مربوط

ج) مخارج‌ تأمین‌ مالی‌ مربوط‌ به‌ قراردادهای‌ اجاره‌ به‌ شرط‌ تملیک و خرید اقساطی‌ که‌ براساس‌ استانداردهای‌ حسابداری‌ مربوط‌ شناسایی‌ می‌شود.

شاید آشنایی با سیستم های هزینه در حسابداری صنعتی برای‌تان جالب باشد. برای خواندن این مطلب روی لینک کلیک کنید.

4- هزینه استهلاک در حسابداری

هزینه استهلاک در حقیقت تقسیم ارزش یک دارایی بر مدت زمان کارکرد آن (بر حسب زمان یا میزان تولید) است. هزینه استهلاک یک هزینه نامشهود است. واحدهای اقتصادی معمولا مبلغی به عنوان ذخیره استهلاک در نظر می‌گیرند تا در صورت بروز مشکل، عملکرد مجموعه متوقف نشود.

نمونه هزینه استهلاک اموال

• استهلاک ساختمان
• استهلاک ابزارآلات
• استهلاک وسایل نقلیه
• استهلاک اسباب و اثاثیه

5- هزینه حقوق و دستمزد در حسابداری

هزینه هایی که بر اساس قوانین برای جبران کارکرد کارکنان یک مجموعه آنها پرداخت می‌شود. ملاک پرداخت حقوق و دستمزد قراردادی است که در ابتدای سال بین کارفرما و کارمند منعقد می‌شود.

آموزش حسابداری حقوق و دستمزد کلیه ابهامات شما را در زمینه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد برطرف می‌کند. همچنین اطلاعات خوبی در زمان حضور در انواع هیئت‌های اداره کار در اختیار شما قرار می‌دهد.

سایر هزینه ها

هزینه های غیرقابل پیش بینی و ناگهانی در محل فعالیت اقتصادی. مانند خرابی بالابر.

  نکته

گاهی یک هزینه هم جز ثابت و هم جز متغیر دارد؛ از این رو نمی‌توان آن را در یکی از دسته‌های ثابت یا متغیر قرار داد. مانند هزینه حقوق و دستمزد؛ بخش حقوق پایه و مزایایی مانند بن و حق مسکن در آن به صورت ثابت است در صورتی که بخش فوق‌العاده‌های شغلی بر اساس کارکرد فرد و به صورت متغیر تعیین می‌شود.

 طبقه بندی هزینه در واحدهای تولیدی 

در واحدهای تولیدی علاوه بر هزینه های فوق، هزینه های دیگری نیز بر فرآیند تولید کالا موثر است. برخی از این هزینه ها عبارتند از:

هزینه مواد مستقیم

هزینه مواد اولیه مورد نیاز برای تولید محصول، هزینه مواد مستقیم نامیده می‌شود. مانند ورقه آهن در تولید خودرو

هزینه کار مستقیم

هزینه حقوق و دستمزد افرادی است که به صورت مستقیم در تولید محصول ایفای نقش می‌کنند.

هزینه های سربار ساخت (هزینه غیرمستقیم)

هزینه هایی که به صورت مستقیم در تولید محصول نقش ندارند؛ اما عدم وجود آنها از ادامه کار پیشگیری می‌کند. مانند برق مصرف شده در کارگاه تولیدی. به عبارت دیگر، کلیه هزینه های ساخت به جز کار مستقیم و مواد مستقیم، زیرمجموعه هزینه سربار ساخت است. برای آشنایی با هزینه سربار و نحوه جذب آن، مطلب محاسبه نرخ جذب سربار را ببینید.

یکی از موارد مهم در حسابداری صنعتی و تولیدی تهیه کاربرگ BOM در حسابداری صنعتی است؛ برای آشنایی با مفهوم درخت محصول و فرم BOM، این مطلب را از دست ندهید.

نحوه ثبت سند هزینه در حسابداری چگونه است؟

ثبت سند هزینه در دو مرحله انجام می‌شود:

مرحله اول: ثبت سند شناسایی هزینه

مرحله دوم: ثبت سند پرداخت هزینه

هر هزینه قبل از ثبت سند پرداخت باید در دفاتر مجموعه شناسایی شود؛ حتی اگر بخشی از آن پرداخت شده و بخشی باقی مانده باشد. شناسایی هزینه یعنی مشخص کنیم هزینه مذکور، کدام حساب‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

پیشنهاد میشود بخوانید: هزینه ثابت، متغیر و نیمه متغیر

مرحله اول: ثبت سند شناسایی هزینه

مرحله دوم: ثبت سند پرداخت هزینه

به مثال‌های زیر توجه نمایید.

مثال اول

 نکته: گاهی برخی هزینه ها هنوز پرداخت نشده‌اند، اما باید شناسایی و ثبت شوند؛ مانند هزینه استهلاک دارایی که به عنوان هزینه استهلاک شناسایی می‌شود و حساب هزینه استهلاک بدهکار و استهلاک انباشته بستانکار می‌شود.

شرکت علوی مبلغ 300,000,000 میلیون ریال هزینه استهلاک برای ماشین آلات تولیدی در تاریخ 1400/5/12 محاسبه نموده است. شناسایی این هزینه با ثبت سند حسابداری زیر انجام می‌شود:

مثال دوم

 نکته: گاهی بخشی از وجه هزینه پرداخت شده است، اما قسمتی هنوز باقی مانده است. هر دو بخش باید در دفاتر ثبت شود.

شرکت فرداد مبلغ 17,000,000 ریال بابت خرید ماشین حساب جدید صورتحساب دریافت کرده است که مبلغ 10,000,000 ریال آن را از طریق کارتخوان پرداخت کرده ولی مابقی هنوز پرداخت نشده است. ثبت سند حسابداری مربوط به هزینه خرید ماشین حساب به صورت زیر است:

 مثال سوم

 نکته: اگر هزینه قبل از تاریخ ثبت سند، پرداخت شده باشد، نیازی به ثبت سند شناسایی هزینه نخواهد بود.

شرکت شایان در تاریخ 1400/4/24 مبلغ 800,000,000 ریال بابت تعمیر ماشین آلات پرداخت کرده است. سند حسابداری این هزینه در روز بعد به صورت زیر ثبت می‌شود:

نحوه ثبت سند حسابداری برگشت هزینه چگونه است؟

گاهی هزینه اضافه‌ای پرداخت شده است و باید این مبلغ برگشت داده شود؛ از آنجا که حساب هزینه ماهیت بدهکار دارد، در این مواقع میتوان در بخش درآمد، یک حساب تحت عنوان “درآمدهای ناشی از برگشت هزینه” ایجاد کرده و این حساب بستانکار شود. اما به دلیل اینکه حساب درآمد مشمول مالیات میشود، بهتر است همان حساب هزینه با مدارک و مستندات لازم بستانکار شود.

مثال: شرکت شکوری مبلغ 15,000,000 ریال بابت خرید وسیله پذیرایی پرداخت کرده است؛ در صورتی که مبلغ این وسایل 10,000,000 ریال بوده است. سند برگشت مابه التفاوت مبلغ به صورت زیر ثبت می‌شود: