قبل از تشکیل این حساب باید صلاحیت تنخواه گردان به عهده گرفتن این مسئولیت خطیر ثابت شود. سپس میزان پولی که باید در اختیار این فرد قرار بگیرد، توسط هیئت مدیره مشخص شود و از پرداخت وجه‌ها به صورت پراکنده و نامنظم  باید خودداری شود. همچنین پرداخت تنخواه به فرد مورد نظر باید به صورت دریافت رسید معتبر انجام شود. فرد تنخواه گردان باید هزینه‌هایی را که از حساب تنخواه انجام می دهد، با فاکتور معتبر به حسابداری شرکت تحویل دهد، سپس حسابی که برای تنخواه انتخاب می شود باید به موقع شارژ شود و اسنادی که توسط تنخواه گردان ارائه می شود باید به طور کامل بایگانی شوند.

فرایند افتتاح حساب تنخواه به چه شکلی انجام می شود؟

افتتاح حساب تنخواه شامل موارد مالی و غیر مالی می شود. برای برخی از فرآیندها این پروسه مالی انجام نمی شود و در نتیجه ثبت حسابداری هم نمی شود و برخی دیگر از کارهای مالی باید به طور کامل ثبت حسابداری شوند مثلا پیدا کردن شخص مورد اعتماد جزو موارد مالی نمی باشد. در عین حال در روند هزینه های حساب تنخواه بسیار هم تاثیرگذار است . مرحله بعد، دریافت تضمین مناسب از تنخواه گردان می باشد که شامل چک یا سفته معتبر می شود و این مرحله جزو مراحلی است که باید در ثبت حسابداری آورده شود و منجر به صدور سند حسابداری شرکتی می شود. همچنین تنخواه گردان  اجازه ندارد، بدون ثبت سند وجهی را از حساب خرج نماید .

در رسید تنخواه باید چه مواردی ذکر شود؟

در رسیدی که توسط تنخواه گردان به حسابداری ارائه می شود، مبلغی که هزینه شده است، باید  دقیق به عدد و به حروف قید شود. همچنین باید نام فروشگاه یا سازمانی که از آن خرید انجام شده است، به دقت نوشته شود. در انتها تنخواه گردان و مدیر حسابداری باید  رسید را امضا کنند. همچنین در این رسید باید به عنوان یک رسید رسمی، شناسه اقتصادی و موسسه مورد نظر، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور، شماره سریالی که بر روی فاکتور چاپ شده است، به طور کامل مشخص باشد و هیچ خدشه به آن وارد نشده باشد و همچنین عدد به طور کامل در آن درج شده باشد. فاکتور تنخواه دارای خدشه و بدون درج موارد فوق، فاقد اعتبارات لازم می باشد و نمی تواند در حساب بایگانی شرکتی ثبت شود.

تمامی موارد فوق پس از ارائه رسید تنخواه باید در حساب بایگانی ثبت شود و توسط مسئول مربوطه امضا گردد.

چه کسانی مسئول نظارت بر تنخواه هستند؟

در اغلب اوقات برای انجام فرایند نظارت، افرادی به عنوان صندوقدار و یا متولی تنخواه انتخاب می‌شوند. آن‌ها وظیفه نظارت بر نحوه پرداخت تنخواه شرکت را برعهده دارند. در صورتی که شرکت یا سازمان بزرگ باشد، ممکن است که در هر بخش یک صندوق جداگانه به تنخواه تخصیص داده شود.

نحوه رسیدگی به اسناد تنخواه در حسابداری چگونه است؟

رسیدگی به اسناد تنخواه به دو صورت قبل از پرداخت هزینه و بعد از پرداخت هزینه انجام می‌شود.

در روش قبل از پرداخت هزینه، ابتدا مبلغ مشخصی به حساب تنخواه واریز می‌شود، سپس هزینه و خرید‌های مورد نیاز انجام شده و فاکتور خرید ها به واحد حسابداری تحویل داده می‌شود. سپس حسابدار مبلغ مورد نظر را از حساب تنخواه کسر می نماید.

در روش بعد از پرداخت هزینه، ابتدا تنخواه دار با استفاده از حساب شخصی خود هزینه ها و خرید‌های مربوط به شرکت را انجام می دهد، سپس اسناد و مدارک خرید ها را به واحد حسابداری ارائه می شود و پس از بررسی اسناد و مدارک توسط واحد حسابداری ، هزینه ها در سیستم ثبت شده و پرداخت می شود.

منظور از حد مجاز اولیه و حد مجاز ثانویه

در تنخواه گردانی، به مبالغی که توسط تنخواه دار پرداخت می شود ولی از مقام بالاتر، تاییدیه دریافت نمی شود، حد مجاز اولیه گفته می شود. اما اگر حد پرداخت وجوه، از حد مجاز بیشتر شود، تصویب مقام مافوق برای هزینه وجوه، الزامی است که به آن حد مجاز ثانویه گفته می شود.

 هزینه در حساب تنخواه گردان به چه معنی است؟

 هر نوع پرداختی که از حساب تنخواه انجام شود، اعم از پول آب و گاز و تلفن و مواردی مانند هزینه های مرتبط با  پرداختی حقوق کارکنان شرکت یا هزینه‌هایی که صرف خرید موادی برای شرکت می شود و یا صرف هزینه قرارداد با سایر شرکت‌ها خواهد شد، جزء هزینه های حساب تنخواه می باشد. برای صرف هر کدام از این هزینه‌ها باید رسید معتبری ارائه شود.
این رسید از آنجا اهمیت دارد که از هزینه های بیهوده جلوگیری شود و فقط هزینه‌هایی انجام شود که در لیست قرارداد تنخواه گردان آورده شده باشد .

تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟

بیش از هر حساب دیگری ماهیت حساب تنخواه گردان به صندوق شبیه است. اما وجه تمایز تنخواه گردان با صندوق چیست؟ تفاوت بین این دو در چه چیز هایی است؟

اولین موردی که می توان به آن اشاره کرد این است که پرداخت هایی که از طریق حساب صندوق انجام می شود، می بایست به صورت روزانه ثبت گردد؛ اما پرداخت هایی که از سوی حساب تنخواه انجام می شود باید هنگامی که واریز هزینه ها انجام می شود، ثبت گردد.

ناگفته نماند که پرداخت های حساب تنخواه به طور معمول جهت هزینه های مشخص شده انجام می شود؛ اما پرداخت های صندوق معمولا محدودیت مشخص و معینی ندارند.

 نمونه فرم تنخواه گردان در حسابداری

در ادامه نمونه های از فرم تنخواه گردان در حسابداری را مشاهده می کنید. ناگفته نماند که نرم افزار های حسابداری و تنخواه گردان می توانند به راحتی چنین فرم هایی را تهیه و عملیات حسابداری تنخواه به راحتی انجام دهند.

فینتو:

نرم افزار تنخواه گردان فینتو یک سامانه ابری برای ثبت دریافت و پرداخت های تنخواه و گزارش گیری های تنخواه است. با این سامانه میتوانید در هر لحظه و هرجا از هزینه های تنخواه انجام شده مطلع شده و ارتباطی بهتر با تنخواه داران داشته باشید.

نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:

• امکان تعریف و مدیریت چندین دبیر خانه و شرکت مختلف با ضریب ایمنی بالا و کاربری آسان
• ساخت الگوی نامه ها طبق استاندارد تعریف شده سازمان بدون هیچ گونه محدودیتی
• ثبت و ضبط نمودن و کنترل گردش مالی شرکت بصورت آنلاین
• اعمال مهلت در راستای مبادرت ورزیدن به نامه های ارجاعی و شکل گیری کارتابل و پیگیری نامه ها
• امکان ایجاد کارتابل برای هر کاربر و مدیریت انواع اطلاعات شامل نامه ها و فرم های اداری
• بهره مندی از وجود تایپ و ویرایش نامه ها و قابلیت تعریف امضاء در راستای تأیید نامه ها
• دریافت تمامی گزارش های کمی و کیفی از نامه ها و گردش آن ها در سازمان
• آرشیو و بایگانی مدارک و پرونده ها
• امکان برقراری ارتباط نرم افزار تنخواه گردان آنلاین با سایر نرم افزارهای آنلاین دیگر
• ایجاد بی نهایت تنخواه گردانی همزمان
• امکان درج تصویر بر روی هر فاکتور
• گزارش گیری در بازه های زمانی متفاوت
• دریافت فایل پی دی اف از گزارشات
• امکان اشتراک گذاری تمامی دریافت ها و پرداخت ها با فرمت پی دی اف و یا چاپ آنها
• کنسول مدیریتی سیستم
• تعریف تنخواه دار و برآورد هزینه
• اطلاع لحظه ای و آنلاین از هزینه های اعمال شده
• مشاهده و اطلاع از میزان تنخواه باقی مانده هر شخص در سیستم
• دریافت اسناد حسابدار

با رشد روز افزون شرکت ها و کادرهای اداری آنان نیاز به سیستم تنخواه بیش از هر چیزی مورد نیاز این شرکت ها گشت تا آنان به وسیله سیستم تنخواه بتوانند نیازهای خود را با سرعت و دقت بیشتری بدون صرف کمترین زمانی کنترل و بررسی نمایند.
کنترل تنخواه یکی از اقداماتی است که مدیر شرکت با برآورد هزینه ها و موجودی انبار خویش با توجه به دخل و خرج های شرکت می تواند نسبت به میزان بهره وری یا سود و زیان های شرکت در طی هر ماه اطلاع کسب نماید. به واقع کنترل تنخواه در راستای پیشرفت شرکت و بهینه سازی امور مربوط به شرکت بسیار حائز اهمیت می باشد. این سیستم پیشرفته می تواند تمامی امور مربوط به شرکت را در کسری از ثانیه برآورد نماید تا بتوان نسبت به شرکت و هزینه های آن تصمیم گیری بهتری نمود.

اقدامات شرکت برای کنترل تنخواه

شرکت ها برای کنترل تنخواه می بایست رو به آوردن این اقدامات آورند:

• مشخص کردن فردی متعهد و مطمئن برای مسئولیت به گردن نهادن تنخواه گردان
• ذخیره مبلغ و نگهداری حداقل وجوه نقدی مشخص  در سیستم تنخواه گردان
• دریافت رسید تنخواه گردان برای اطمینان بخشی به تمامی پرداخت های وجوه نقدی
• تجدید تنخواه گردان و تنخواه شرکت با توجه به رویه های از قبل تعیین شده

با توجه به اقداماتی که در بالا یادآور گشتیم، مدیر یک شرکت با توجه به این اقدامات صورت گرفته می تواند نسبت به کنترل تنخواه خود فعال باشد تا بتواند حساب های مالی شرکت خود را چک و بازرسی نماید.

اهمیت ویژه کنترل تنخواه

یکی از چالش برانگیزترین امور مربوط به شرکت ها و واحدهای مالی و حسابرسی شرکت ها، در زمینه مدیریت و کنترل تنخواه گردانها می باشد. این موضوع به جهت تطبیق با آیین نامه های داخلی شرکت و قوانین و مقررات جاری کشور و نیز با توجه به تعداد شعب بسیار زیاد تنخواه و فعالیت های به مراتب بالای آن ها، اهمیت تنخواه گردان ها را دو چندان نموده است. بنابراین تولید نرم افزار مدیریت و کنترل تنخواه گردان ها با کادری مجرب و آموزش دیده و کوله باری از تجربه و علم و دانش در این زمینه کمک شایان توجه ای به این شرکت ها در پیشبرد کنترل تنخواه و برآورد هزینه های شرکت نموده است.

حتما بخوانید: اصول حسابداری انبار و مراحل آن

امکانات و ویژگی های سیستم تنخواه

سیستم تنخواه به ارائه این ویژگی ها می پردازد و در دل خود این امکاناتی را جای داده است که در زیر بطور مفصل به آن ها اشاره می ورزیم تا در نهایت برای کنترل تنخواه با این امکانات بتوان نسبت به سود و زیان شرکت و کنترل هزینه ها روند رو به رشدی در پیشبرد دقیق تر امر مدیریت یک شرکت در نظر گرفت. ویژگی های تنخواه عبارتند از:

• تعریف کاربران به همراه محدوده دسترسی به آنان
• مشخص نمودن حق دسترسی هر کاربر به فرم های مختلف
• تعریف نمودن اطلاعات پایه و اولیه تنخواه
• امکان برقراری ارتباط تنخواه داران مربوطه به هر شعبه ای
• امکان تعریف نمودن انواع هزینه های مرتبط با تنخواه گردان
• ثبت و ضبط نمودن صورت خلاصه و هزینه های تنخواه گردان
• درج شماره و تاریخ دقیق و ساعت پرداخت هزینه های تنخواه گردان
• ذخیره و بازیابی تصاویر اسناد پیوست مرتبط با هزینه های تنخواه گردان
• ثبت و ضبط نمودن صورت خلاصه و گزارشات مبتنی بر هزینه های تنخواه گردان در وضعیت های موقت، دائم، بررسی شده و وضعیت های قطعی
• صدور اتوماتیک وار سند حسابداری تنخواه گردان با فرمت سند حسابداری نرم افزار حسابداری مشتری
• کنترل گردش کار هزینه های مرتبط با تنخواه گردان با استفاده از قابلیت تعیین وضعیت صورت خلاصه
• امکان تهیه ی گزارش از هزینه های تنخواه گردان
• تکمیل اطلاعات خرید وابسته به هزینه های تنخواه گردان در فایل خرید و فروش
• بهره بردن از فناوری های روز دنیا

با توجه به تمامی این ویژگی ها و امکاناتی که تنها در یک سیستم تنخواه قابل بهره وری است، کار مدیر شرکت ها را به مراتب آسان تر نموده است تا با حذف کاغذ بازی های اداری و طاقت فرسا خیلی ساده با ضریب اشتباه بسیار پایین یا بدون ضریب اشتباه و ریسک های مربوط به آن بتواند نسبت به کنترل تنخواه و برآورد هزینه های شرکت خود اطلاع داشته باشد. ضمن اینکه این اطلاعات لحظه ای هستند و می تواند مدیر شرکت را بصورت آنلاین و لحظه ای از تمامی امکانات و دخل و خرج های شرکت خود مطلع سازد.

کنترل های امور مالی بر برآورد هزینه ها از محل تنخواه

برای کنترل های وابسته به امور مالی و برآورد نمودن هزینه ها از محل تنخواه محدودیت ها و ضوابطی پیش روی تنخواه دار است که می بایست به این قوانین و مقررات احترام گذاشته و آن ها را رعایت کند تا در فرآیند کنترل امور مالی شرکت بتوانند گامی مثبت برداشته باشد. فرد انتخاب شده برای این مهم که به او تنخواه دار نیز اطلاق می گردد می بایست نسبت به هزینه های شرکت دقت و حساسیت خاصی از خود نشان بدهد و چیز هایی را خرج نماید که در راستای امور مربوط به شرکت و کاملا مقرون به صرفه باشد تا در نهایت شرکت متضرر نگردد. این کنترل ها و مقررات شامل موارد زیر می باشند:

• عملیات مربوط به هزینه های خرج شده در شرکت می بایست با سند و مدرک موثق و مورد اطمینان شرکت باشد و از اعداد و ارقام اشتباه و بی هیچ گونه سند و مدرکی می بایست جدا خودداری نمود.
• سقف تعیین شده برای تنخواه می بایست رعایت گردد.
• تاریخ اقلام هزینه شده نیز نباید بیش از 15 روز از آن گذشته باشد.
• اقلام خریداری شده می بایست با نیازمندی های شرکت مطابقت داشته باشد و در راستای نیازمندی های شرکت اقدام به خرج نمودن این اقلام نمود و از خرج کردن کالا و وسایلی که بی ارتباط با حوزه کاری شرکت است، می بایست جدا خودداری نمود.
• برای کنترل تنخواه، امضای تنخواه گردان و تأیید تنخواه در صورت مخارج شرکت قبل از ارائه به امور مالی جزء ملزومات به شمار می رود.

فینتو:

تنخواه دار می تواند وظایف خود را به صورت دستی انجام دهد که طبیعتا امکان خطا، گم شدن فاکتور ها و مشکلات دیگری را به همراه خواهد داشت.برای رفع این قبیل مشکلات و سرعت بخشیدن به امور، تنخواه دار می تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند.فینتو یک نرم افزار آنلاین در این زمینه می باشد که مزایای آن را در زیر می بینید.

نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:

اشتراک گذاری: