اقدامات حسابداری پایان سال مالی را می‌توان یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های حسابداران دانست؛ تنوع عملیات و محاسبات پیچیده مربوط به تسویه حساب با کارکنان و تهیه گزارشات مالی و بستن حسابها گاهی منجر به از قلم افتادن برخی عملیات مهم حسابداری می‌شود. از این رو در این مقاله آموزش رایگان حسابداری با هدف بهبود فرآیندهای کسب و کار، قصد داریم چک لیست عملیات پایان سال مالی را در اختیار شما عزیزان قرار دهیم. همراه ما بمانید.

اقدامات حسابداری پایان سال مالی با چه هدفی انجام میشود؟

فرآیند بستن سال مالی که در پایان سال مالی برای بسیاری از کسب و کارها انجام می‌شود، مجموعه‌ای از کلیه عملیاتی است که در اجرای اصل تطابق درآمد و هزینه اجرا می‌شود. در واقع با تعیین تکلیف حسابهای موقت و انتقال مانده حسابهای دائم به سال بعد، کلیه اطلاعات مالی و حسابداری به دوره مالی جدید انتقال می‌یابد.

چک لیست اقدامات حسابداری پایان سال مالی

شاید عده‌ای اقدامات حسابداری پایان سال مالی را تنها بستن حسابها در پایان دوره مالی بدانند؛ اما واقعیت این است که وظایف حسابداران در پایان سال مالی بسیار گسترده‌تر از بستن حسابها است. به عبارت دیگر مهم‌ترین اقدامات حسابداری پایان سال مالی عبارتند از:

• فرآیندهای اجرایی درون سازمانی و پیگیری‌های برون سازمانی
• فرآیندهای محاسباتی و تسویه حسابها
• فرآیندهای حسابداری (ثبت درآمدها و هزینه ها)
• فرآیندهای مربوط به تهیه گزارش‌ تعهدات یا مطالبات مالی
• فرآیندهای مربوط به کنترل و مغایرت گیری
• فرآیندهای مربوط به بستن حسابها
• فرآیندهای مربوط به صدور اسناد مالی پایانی

نکته: دقت کنید که مراحل چک لیست فوق، لزوما به ترتیب درج نشده‌اند و ممکن است برخی اقدامات پایین لیست در برخی مجموعه‌ها، زودتر از سایر موارد انجام شوند.

خوان اول: فرآیندهای اجرایی و پیگیری های درون و برون سازمانی

شاید بتوان اولین و مهم‌ترین در اقدامات حسابداری پایان سال مالی را جمع آوری اسناد مالی سال جاری و تهیه دفاتر سال مالی بعد دانست. از این رو حسابداران قبل از اتمام سال مالی موظفند اقدامات زیر را انجام دهند:

• جمع آوری و بایگانی کلیه اسناد و مدارک مربوط به رویدادهای مالی سال جاری
• تکمیل دفاتر قانونی حسابداری مربوط به سال جاری (دفاتر روزنامه و کل)
• ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی و پیگیری جهت دریافت دفاتر قانونی برای سال مالی جدید
• انبارگردانی مطابق با استانداردها، جهت تعیین موجودی کالاها و مطابقت عددی و ریالی موجودی با کاردکس و تهیه اسناد مرتبط با انبار

خوان دوم: فرآیندهای محاسباتی و تسویه حسابها

در این مرحله از در اقدامات حسابداری پایان سال مالی حسابدار باید با انجام محاسبات مربوط به مطالبات کارکنان و سایر ورودی‌ها و خروجی‌ها، نسبت به تهیه گزارشات مالی مجموعه اقدام نماید. این کار با انجام مراحل زیر صورت می‌گیرد:

• انجام محاسبات مربوط به مطالبات کارکنان (تسویه حساب کارکردها، عیدی، سنوات، مرخصی، پاداش و …)
• انجام محاسبات مربوط به کسر و اضافات انبار بر اساس انبارگردانی
• انجام محاسبات مربوط به تنخواه و تنخواه‌گردان‌ها
• انجام محاسبات مربوط به تسعیر ارز حسابهای ارزی
• انجام محاسبات مربوط به بهای تمام شده کالاهای آماده فروش و فروش رفته
• تهیه گزارشات و صورت‌های مالی و مالیاتی (صورت سود و زیان، گزارش عملکرد)
• تهیه تراز آزمایشی اختتامی

خوان سوم: فرآیند ثبت هزینه ها، درآمدها و ذخیره ها تا پایان سال مالی

در این مرحله انجام اقدامات حسابداری پایان سال مالی، حسابدار به شناسایی و یا ثبت درآمدها و هزینه‌های قطعی یا برآوردی و تعیین تکلیف مقادیر علی الحساب تا پایان سال جاری می‌پردازد. این خوان شامل مراحل زیر است:

• شناسایی و یا ثبت اسناد هزینه‌های جاری مجموعه نظیر حقوق و مزایای پرسنلی، پاداش‌ها و …
• شناسایی و ثبت هزینه‌های مربوط به هزینه‌های سالیانه نظیر استهلاک تجهیزات، اجاره، مبالغ پرداختی بابت بیمه تجهیزات و …
• ثبت درآمدهای تحقق یافته وصول شده و وصول نشده در حساب‌های مربوطه؛ از جمله: حساب‌های دریافتنی، صندوق و …
• تعیین تکلیف مطالبات مشکوک الوصول
• اصلاح حسابها و تعیین تکلیف پیش پرداختها و پیش دریافتها بر اساس مقادیر تحقق یافته یا مستهلک شده تا تاریخ 12/28
• ثبت مقادیر مربوط به اندوخته قانونی

شناسایی و ثبت اسناد هزینه‌های جاری، بر اساس شرایط پرداخت آنان به دو صورت زیر انجام می‌شود:

خوان چهارم: فرآیند تهیه گزارش تعهدات یا مطالبات مالی در پایان سال

یک کسب و کار برای اطلاع از نحوه عملکرد خود طی یک سال مالی، باید از جزئیات دارایی‌ها و بدهی‌های خود مطلع باشد. از این رو تهیه گزارشات مربوط به (تهیه لیست بدهکاران، بستانکاران و پروژه ها) یکی از مهم‌ترین اقدامات حسابداری پایان سال مالی محسوب می‌شود. برخی از مهم‌ترین این گزارشات عبارتند از:

• تهیه لیست حساب‌های دریافتنی به تفکیک سازمان‌های بیمه‌ای طرف قرارداد نظیر بانک‌ها، نیروهای مسلح، کمیته امداد و …، به تاریخ 12/28 سال جاری
• تهیه لیست پیمانکاران، اشخاص، شرکت‌ها و مانده حساب تضمینات و سپرده‌های دریافتی به تاریخ 12/28 سال جاری
• تهیه لیست پیش پرداخت‌ها، علی‌الحساب‌ها و … به تاریخ 12/28 سال جاری؛ دقت کنید علی‌الحساب‌های پرداختی به پرسنل و … باید تا پایان سال جاری تصفیه شود.
• تهیه لیست پروژه‌ها و دارایی در جریان تکمیل یا ایجاد؛ همچنین تهیه لیست پروژه‌هایی که تا آخر سال جاری به بهره‌برداری رسیده و تحویل قطعی شده‌اند
• تهیه لیست آخرین سریال حساب‌های بانکی فعال شرکت

خوان پنجم: فرآیند کنترل و مغایرت گیری حسابها در پایان سال مالی

پس از تهیه کلیه گزارشات مربوط به گردش حسابها و موجودی انبار و درآمدها و هزینه‌ها، نوبت به بررسی مطابقت گزارشات با یکدیگر است. از این رو می‌توان چک لیست رسیدگی به اسناد مالی را به شرح زیر مطرح نمود:

• کنترل و اطمینان از ثبت کلیه رویدادها
• کنترل سیستم حسابداری جهت بررسی ثبت قطعی اسناد
• کنترل مقدار گردش ریالی انبار با ارقام ترازنامه
• کنترل مقدار ریالی گزارش دارایی‌ها با ارقام ترازنامه
• کنترل دقیق کلیه حساب‌ها و مانده‌گیری از آنها
• کنترل و تطبیق گزارشات ارسالی برون سازمانی (نظیر گزارشات فصلی، ارزش افزوده، مالیات‌های تکلیفی و…) با دفاتر و مستندات موجود
• کنترل کلیه صورت‌های مالی و گزارشات (حسابرسی داخلی)

خوان ششم: عملیات بستن حساب ها در فرآیند بستن سال مالی

اینک وقت تعیین تکلیف حسابهای دائم و موقت است. اما قبل از آن نیاز است مغایرت‌های احتمالی برطرف شوند. از این رو این مرحله شامل اقدامات زیر است:

• بررسی و رفع مغایرت‌های بانک‌ها و طرف حساب‌ها
• بستن حساب‌های موقت با انتقال مانده آنها به حساب‌های دائم

بستن حسابها یک فرآیند حساس و چند مرحله‌ای است؛ که عدم رعایت نکات مربوط به آن می‌تواند شرکت شما را با مشکلات زیادی در برخورد با سازمان مالیاتی مواجه نماید. از این رو این خوان، سخت‌ترین مرحله اقدامات حسابداری پایان سال مالی در نظر گرفته می‌شود.

برای آشنایی با جزئیات نحوه بستن حسابها در حسابداری، مطلب “گام به گام بستن حسابها” را مطالعه نمایید.

خوان هفتم: فرآیند صدور اسناد مالی پایانی

یکی از مهم‌ترین اقدامات حسابداری پایان سال مالی، صدور سندهای اختتامیه سال مالی قبل و افتتاحیه سال مالی جدید است. اما پیش از آن باید نسبت به تعیین تکلیف حساب‌هایی که مانده آنها با مقادیر حساب‌های معین مغایرت دارد، اقدام نمود؛ در واقع باید مانده این حساب‌ها با مانده حساب‌های معین مربوطه برابر شود. از این رو جهت صدور اسناد مالی پایانی اجرای مراحل زیر ضروری است:

• صدور سند تعدیل ماهیت
• صدور اسناد تعدیلات سنواتی در حسابداری (در صورت نیاز)
• صدور سند اختتامیه
• صدور سند افتتاحیه

کلام پایانی

اجرای صحیح اقدامات حسابداری پایان سال مالی یکی از اصلی‌ترین وظایف حسابداران محسوب می‌شود؛ زیرا کوچک‌ترین خطا در انجام محاسبات، منجر به بروز چالش‌های بزرگی برای مجموعه می‌شود. از این رو توصیه ما به همه حسابداران کسب مهارت‌های حرفه‌ای حسابداری به صورت عملی و اجرایی است. این مهم در سایه کسب آموزش حسابداری جامع و علم آموزی در محضر اساتید خبره حسابداری و مالیات امکان پذیر است.