در این مقاله به بررسی حساب دارایی‌های جاری – حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری- اسناد تجاری نزد صندوق (کد1-13-1301) و اسناد در جریان وصول نزد بانک (کد 1-13-1302) می‌پردازیم، و درباره‌ی تعریف حساب‌ها، ماهیّت آنها، و نحوه‌ی بستن حساب در پایان سال مالی، توضیح‌هایی ارائه می‌شوند.


•    تعریف «حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری»:
تصویر شماره‌ی ۱: کدینگ حساب «حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری» تا سطح معین

نمودار کدینگ حساب ها و اسناد دریافتنی تجاری

همچنانکه در تصویر شماره‌ی ۱ نشان داده شده است، کد ۱3 از گروه حساب دارایی‌های جاری را به «حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری» اختصاص داده‌ایم و این حساب نیز در سطح معین زیرشاخه‌های اسناد دریافتنی نزد صندوق، اسناد دریافتنی درجریان وصول نزد بانک، حساب‌های دریافتنی (بدهکاران) اشخاص حقوقی، حساب‌های دریافتنی (بدهکاران) اشخاص حقیقی، و ذخیره‌ی مطالبات مشکوک‌الوصول دریافتنی‌های تجاری را دارد.
*** مطالباتی که هر واحد تجاری در راستای فعّالیّت تجاری خود (موارد فعالیت هر شرکت در زمان ثبت آن مشخّص، و در اساسنامه و روزنامه‌ی رسمیْ قید می‌شود) در جریان ارائه‌ی خدمات یا فروش کالا، از اشخاص یا شرکت‌های دیگر دارد را در حساب «حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری» ثبت و نگهداری می‌کنند.

•    اسناد دریافتنی نزد صندوق - کد1301:
آن دسته از مطالبات شرکت که طیّ چک تسویه شده‌اند و فعلاَ قابلیّت تبدیل شدن به پول نقد را ندارند در حساب اسناد تجاری نگهداری و ثبت می‌کنند.
چک‌های دریافت‌شده از مشتریان، که تا زمان سررسید آن در گاوصندوق شرکت نگهداری می‌شوند، را در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» شناسایی می‌کنند.
*** برخی شرکت‌ها چک‌های روز دریافت‌شده از مشتریان را در حساب «وجوه در راه» که زیرشاخه‌ی حساب «موجودی نقد و بانک» است، ثبت می‌کنند و فقط چک‌های مدّت‌دار را در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» می‌آورند. با وجود اینکه این روشْ دقیق‌تر است، امّا من بدلیل اینکه تا زمان پاس شدن چک نمی‌توان روی مبلغ آن حساب کرد، در سرفصل حساب‌هایی که تنظیم کرده‌ام، تمام چک‌های دریافت‌شده که در گاوصندوق نگهداری می‌کنم را تا زمان وصول، در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» شناسایی می‌کنم.
*** حتماً اسناد دریافتنی چه بصورت چک روز و چه چک مدّتدار، را در حسابداری خود ثبت کنید!
*** بهیچوجه چک دریافتشده را در حساب بانک ثبت نکنید! حتّی اگر چک روز باشد. زیرا ممکن است در همان روز پاس نشود و حساب بانکی به مغایرت بخورد.
*** هر وقت چک دریافتشده نقد شد و مبلغ آن به حساب بانکی شرکت واریز شد، می‌توانید بانک را بدهکار کنید و اسناد دریافتنی را بستانکار.
مثال: در تاریخ 22/09/99 مشتری شرکت، «آقای احمدی»، حساب خود را به مبلغ 12.000.000 ریال، طیّ یک فقره چک به سررسید 24/09/99 پرداخت و تسویه کرده است. ثبت سند دریافت چک به شرح زیر در دفتر روزنامه صحیح است:

شماره‌ی سند حسابداری تاریخ شرح عطف   بدهکار  بستانکار
   99/09/22 حساب‌ها و اسناد دریافتنی- اسناد دریافتنی نزد صندوق
                                     حساب‌ها و اسناد                      دریافتنی- حساب‌های    دریافتنی                         اشخاص حقیقی- آقای احمدی
بابت تسویه حساب آقای احمدی		  

12.000.000

 

 

 12.000.000

*** توجّه داشته باشید، هر زمانی که چک دریافتنی، برگشت بخورد نیز باید سند حسابداری برگشت چک، ثبت شود! سند برگشت چک، عکس سند دریافت آن است؛ یعنی، اگر در زمان دریافت آن حساب اسناد دریافتنی نزد صندوق بدهکار شده، در زمان برگشت چک نیز باید همین حساب بستانکار شود! اگر در زمان دریافت حساب اسناد دریافتنی در جریان وصول نزد بانک بدهکار شده، در زمان برگشت چک نیز همین حساب را بستانکار می‌کنیم. در هردو مورد حساب بدهکاران بدهکار می‌شود!
مثال: در تاریخ 24/09/99 چک دریافتشده از مشتری شرکت، «آقای احمدی»، به مبلغ 12.000.000 ریال وصول نشد و پس از پیگیری‌های تلفنی، «آقای احمدی» گفتند که فعلاً موجودی حساب بانکی‌شان را نمی‌توانند شارژ کنند و معلوم نیست که حتّی تا پایان سال هم بتوانند چک را پاس کنند. بنابراین، چک ایشان در بانک برگشت خورد. ثبت سند برگشت چک به شرح زیر در دفتر روزنامه صحیح است:

شماره‌ی سند حسابداری تاریخ شرح عطف   بدهکار  بستانکار
   99/09/24

حساب‌ها و اسناد دریافتنی- حساب‌های    دریافتنی اشخاص حقیقی- آقای احمدی

             حساب‌ها و اسناد دریافتنی- اسناد                                 دریافتنی نزد صندوق
                                     
بابت برگشت چک آقای احمدی

  

12.000.000

 

 

 12.000.000

 

•    اسناد دریافتنی در جریان وصول نزد بانک - کد 1302:
چک‌های مدّتدار دریافتشده از مشتریان، که تا زمان سررسید آن اصطلاحاً به حساب بانکی شرکت خوابانده می‌شوند، را در حساب «اسناد دریافتنی در جریان وصول نزد بانک» شناسایی می‌کنند.
*** چک‌هایی که سررسید آنها مدّت طولانی است را به بانک تحویل داده و در مقابل، رسید دریافت می‌کنیم تا در زمان سررسید، بانکْ مبلغ را بطور خودکار به حساب شرکت ما واریز کند.
*** بدلیل اینکه بانک‌ها در زمان سررسید، اگر حساب چک موجودی نداشته باشد، به شرکت اطلاع نمی‌دهند. تاریخ چک را حتماً باید یادداشت کرد و در زمان سررسید، پرینت بانکی را بررسی کنید تا از واریز مبلغ به حساب بانکی شرکت‌تان مطمئن شوید!
*** برخی شرکت‌ها بدلیل فوق‌الذکر، تمایلی به خواباندن چک به حساب بانکی ندارند و چک‌های مدّت‌دار را هم در گاوصندوق شرکت نگهداری، و در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» شناسایی می‌کنند. و در زمان سررسید خودشان پیگیر نقد کردن چک و واریز به حساب بانکی می‌شوند.

•    ماهیّت اسناد دریافتنی تجاری:
ماهیّت اسناد دریافتنی تجاری بدهکار است؛ بنابراین، افزایش آنها بدهکار، و کاهش مبلغ این حساب‌ها، بستانکار است.

•    نحوه‌ی بستن حساب اسناد دریافتنی تجاری در پایان سال مالی:
حساب‌های اسناد دریافتنی تجاری، جزو حساب‌های دائمی هستند و مانده‌ی آنها باید به سال مالی جدید منتقل شود! بنابراین، مانده‌ی این حساب‌ها را در پایان سال مالی، طیّ سند اختتامیّه با حساب «تراز افتتاحیّه و اختتامیّه» صفر می‌کنیم، تا همان مبلغ مانده را طیّ سند افتتاحیّه‌ی سال بعد، به سال بعدی منتقل کنیم.